5 практически идеи за ефективна комуникация с екипа

by | Oct 12, 2023 | HR Blog

Екипите в световен мащаб оперират в условия на дигитално претоварване, междукултурни и поколенчески различия, натовареност от продължителни срещи и стремеж към високи бизнес резултати.

Всичко това резултира в множество бариери и ситуации на неефективност, а лидерите са тези които трябва да се „екипират“ със знания и подходи за справяне с ежедневните предизвикателства.

Според доклад на Economist Intelligence Unit последиците от лошата комуникация в работното място са широко разпространени: 44% от респондентите посочват, че мискимуникацията е основна причина за забавяне или неизпълнение на проекти.

От друга страна на графиката по-долу може да видите причините за влошена комуникация според същият доклад. Различните комуникационни стилове, неясните отговорности и времевия натиск са сред трите най-често срещани причини.

бариери в комуникацията

Ако вземем тези данни за отправна точка и се базираме на множеството консултантски и обучителни проекти от различни индустрии, които КАТРО ръководи през последните години, можем да заключим, че съвременния лидер трябва да адаптира непрестанно комуникационния си стил и да подсигурява, че всеки член на екипа има ясно разбиране какво се очаква от него.

Когато лидерите комуникират със своите екипи по ясен, емпатичен и ненасилствен начин, се създава доверие, сътрудничество и продуктивност. В тази статия ще ви дадем пет практически идеи, с които можете да експериментирате, за да подсигурите яснота и да повишите доверието и ангажираността в екипа си.

1. Активно слушане: основата на ефективната комуникация

Стивън Кови споделя “Повечето хора не слушат с намерението да разберат – те слушат с намерението да отговорят“. Преодолявайки поривите на своето его лидерите трябва не само да изразяват своите мисли, но и истински да слушат членове на екипа си.

Това означава да предоставят цялото си внимание, да задават уточняващи въпроси и да се опитат да разберат тяхната гледна точка. Чрез активно слушане лидерите създават обстановка, в която членовете на екипа се чувстват чути и ценени, което води до повишаване на доверието и по-добра колаборация.

Ненасилствената комуникация (ННК) е концепция, разработена от Маршал Б. Розенберг, която има широко приложение както в бизнеса, така и във взаимоотношенията родител-дете. В контекста на активното слушане, ННК насърчава лидерите да се съсредоточат върху чувствата и нуждите, изразени от членовете на екипа им.

Като признават тези емоции и нужди, лидерите могат да се справят с проблеми и конфликти по начин, който насърчава съпричастност и разбирателство, вместо враждебност.

2. Продуктивни работни срещи

Според изследване на Университета на Северна Каролина (чрез Harvard Business Review), 71% от старшите управленски служители, анкетирани в проучването, заявяват, че срещите са безполезни и неефективни. Това е изненадваща статистика, имайки предвид, че срещите са създадени с цел да съгласуват целите на групата и да увеличат продуктивността на екипа.

Ако всяка интеракция трябва да има ясна цел, срещите не бива да са изключение. За да гарантирате, че вашите срещи са с ясен фокус, обърнете внимание на следното:

  • Придържайте се към кратките срещи – ограничете ги до 50 минути или по-малко, за да използвате кривата на концентрацията и да дадете възможност на участниците да планират ефективно и останалите си работни ангажименти;
  • Поканете само членове на екипа, които трябва да присъстват;
  • Създайте подробен дневен ред, отбелязвайки предвиденото време за всяка точка от него и го изпратете на всички участници преди началото на срещата;
  • Определете член на екипа, който да управлява разговора, да обобщава и следи за времето;
  • Добавете важните несъдържателни въпроси, повдигнати по време на срещата, към дневния ред на следващата ви среща;
  • Фиксирайте следващата среща в края на текущата среща.

    3. Ясна и прозрачна комуникация: имам ли роля в Драма триъгълника

     

    Драма триъгълника е психологическа концепция, разработена от Стивън Карпман и описва дисфункционални комуникационни модели, при които хората приемат ролите на Жертва, Преследвач или Спасител.

    Важно е да отбележим, че всеки от нас влиза в тези роли, тъй като в подсъзнанието си имаме много натрупани несъзнавани модели от детството. Често обучителите в КАТРО интегрираме модела в Мастър майнд сесии, с участниците в нашата Лидерска академия.

    Благодарение на тези сесии, всеки получава обратна връзка и идеи за справяне с личен и професионален казус и осветлява някои невидими аспекти на своето поведение в социума. Лидерите могат да се освободят от Драма триъгълника, като поемат отговорност за себе си и поведението си и стимулират членовете на техния екип да правят същото.

    От друга страна контрапродуктивно поведение е стоварването на обвинения и критики, които лесно ги превръщат в Преследвачи. Вместо това те трябва да се съсредоточат върху решаването на проблеми и конфликти по конструктивен начин.

    4. Емпатия: преодоляване на разрива

    Емпатията е мощен инструмент в ефективната комуникация, защото позволява на лидерите да се свържат с членовете на екипа на по-дълбоко ниво, разбирайки техните емоции и гледна точка. Емпатичния лидер е по-добре подготвен за справяне с проблемите, предоставяйки подкрепа и създавайки положителна работна обстановка.

    В контекста на ненасилствената комуникация, която споменахме по-горе, емпатията играе централна роля. Лидерите трябва да се стремят да се свържат с чувствата и нуждите на членовете на екипа си и да подходят с уважение, дори когато тези чувства се различават от техните собствени. Като признават и валидират тези емоции, лидерите могат да изградят доверие и да насърчат открит диалог.

    5. Конструктивна обратна връзка: подпомагане на растежа

    Обратната връзка е тази, която спомага изграждането на взаимоотношения в дългосрочен план, тъй като тя има ролята на огледало и дава нова гледна точка как можем да подобрим себе си. Важно е да отбележим, че начинът, по който се предоставя обратната връзка, може сериозно да повлияе на нейната ефективност.

    Лидерите трябва да се фокусират върху предоставянето на конструктивна обратна връзка, която помага на членовете на екипа им да растат и да се развиват.

    Ненасилствената комуникация предлага структура за предоставяне на обратна връзка, която е искрена и със съчувствие. Лидерите могат да започнат, като описват конкретното поведение или ситуация, които са наблюдавали, изразяват чувствата си за това и обясняват влиянието, което това е имало върху тях.

    След това могат да изискат промяна в поведението, особено ако то влияе негативно на екипа или производителността.

    Чрез следване на тази структура, лидерите избягват критиката и обвиненията, което допринася за това членовете на екипа да приемат обратната връзка по-лесно и да не изпадат в защитна реакция.

    Конструктивната обратна връзка насърчава личния и професионален растеж, което в крайна сметка ползва както на индивида, така и на екипа.

    И накрая..

    Прозрачността е от съществено значение в комуникацията на лидера – откритостта за целите, очакванията и предизвикателствата насърчава доверието в екипа. Когато членовете на екипа разбират причината за дадени решения и са наясно с възможните препятствия, те са много по-мотивирани и ангажирани да допринесат за целите на организацията.

    Тук можем да споменем и мощната сила на споделените ценности – лидерите могат да спомогнат за обединяването на екипа чрез групови интервенции като например „Семинар за създаване на бъдещето“ или лични срещи за целеполагане на тримесечие.

    Спрямо предизвикателствата, с които се сблъсквате, екипа ни може да предложи най-подходящите за вас мерки, подобряващи комуникацията в организацията и екипите ви. Свържете се с нас, за да направим безплатна консултация.